Göteborgs universitetsbibliotek: episodisk digital transformation med hjälp av öppen källkod

Koha är ett internationellt community och öppen källkods bibliotekssystem som först togs i drift i Nya Zeeland år 2000. Bibliotekssystemet Koha distribueras som gratis programvara under GNU v3 (LGPL-3.0) licens och i Sverige är det över 70 organisationer som ingår i nätverket och använder systemet. Göteborgs universitetsbibliotek (GUB) gick med i Kohanätverket 2016 och och tog systemet i drift 2018 efter utvärdering mellan att upphandla bibliotekssystem på marknaden eller använda öppen källkodslösning. Jag har intervjuat Camilla Gillén som är bibliotekschef för Digitala tjänster på GUB om verksamhetens motiv och beslut att använda öppen källkod i stället för att upphandla en färdig systemlösning på marknaden.

Analys

GUB är ett eget verksamhetsområde med över 200 anställda som har till uppgift att stödja forskning och utbildning vid Göteborgs universitet. Bibliotekssystemet är ett verksamhetskritiskt system som hanterar all fysisk låneverksamhet som in- och utlån, förnyelser, kravutskick samt förvärv av böcker och tryckta tidskrifter. Skälet att införskaffa ett nytt bibliotekssystem var framförallt att det gamla systemet varit i bruk under lång tid och enligt upphandlingsregler behövde konkurrensutsättas. Innan införskaffandet av nytt bibliotekssystemet genomfördes en förstudie för att utvärdera för- och nackdelar med olika bibliotekssystemslösningar. En faktor som vägdes in i utvärderingen var att GUB sedan tidigare använder öppen källkod för andra system och har vana att delta i öppen källkodsprojekt. Erfarenhet från tidigare upphandlingar var att bibliotekssystemen var ofärdiga och inte anpassade för svenska förhållanden och att systemleverantören inte genomförde utlovade tillpassningar i tid eller att kravställd funktionalitet aldrig implementerades. Gillén beskriver också att den upphandlade systemlösningen som GUB tidigare haft var svår att anpassa till verksamhetens processer, vilket medfört att verksamheten fick anpassa sig till systemet i stället för tvärtom.

Förstudien identifierade flera fördelar med bibliotekssystem med öppen källkod jämfört med att upphandla från systemleverantörer. De fördelar Gillén räknar upp är bland annat att öppen källkodslösning var det mest kostnadseffektiva alternativet. Förutom att bibliotekssystemet från systemleverantören (som var med i utvärderingen) var dyrt, var GUB tvungen att betala för funktionaliteter som det inte fanns något behov av. Dessutom fanns det inga möjligheter att anpassa systemet efter interna arbetsprocesser, vilket hade genererat stora kostnader som inte medfört något mervärde för slutanvändare eller verksamheten. Även om kostnaden var en viktig faktor, var möjligheten att anpassa och vidareutveckla öppen källkodslösning efter medarbetarnas och verksamhetens behov det som avgjorde till dess fördel. Detta medförde kontroll över systemutvecklingen och möjliggjorde operativ och strategisk flexibilitet genom att utveckla systemet efter verksamhetens behov.

Nu har vi större kontroll och kan snabbt omprioritera funktionalitet vi behöver i systemet”.

Innan systemet togs i drift bidrog GUB med att införliva en modern sökmotor i den internationella versionen av Koha som alla användare av systemet fick tillgång till. För att delta i utvecklingen har det internationella Kohanätverket dokumenterade kvalitetssäkringsprocesser som alla måste följa för att bidra med ny eller utöka funktionalitet i systemet. Kvalitetssäkringsprocesser är en del av de självreglerande mekanismer som tillsammans med källkodshanteringssystem och diskussionsforum utgör grunden i många öppen källkodsprojekt och är viktiga för att upprätthålla rutiner och bygga förtroende mellan utvecklare. Under implementationsperioden och de första åren efter att systemet togs i bruk ägnade några av systemutvecklarna mycket tid på att kommunicera och delta i nätverkets diskussioner för att påverka systemets funktionalitet. Enligt Gillén tog det tid att upparbeta förtroende inom det internationella nätverket innan dom inkluderade funktionalitet och anpassningar från GUB kodbas.

GUB är idag en aktiv medlem i det svenska och internationella Koha-communityt som utbyter idéer och samarbetar i utveckling av systemlösningen. Det svenska Koha nätverket har inget egen organisationsnummer, och förvaltningen av resurserna hanteras istället av medlemsorganisationerna som turas om att leda samarbetet. Detta för att minimera administrativa kostnader så alla medel oavkortat kan gå till att gynna nätverket genom kompetensutveckling, föreläsningar och kurser för att sprida kunskap om bibliotekssystemet. Systemutveckling på GUB sker enligt en väl inarbetad scrum-metodik med sprintar på tre veckor som möjliggör att användarna – bibliotekspersonalen, kan komma med utvecklingsidéer för Koha som produktägaren därefter kan planera in i kommande sprint. GUB:s iterativa utvecklingsprocess från förslag till implementering har medfört att systemet sömlöst utvecklas i takt med verksamhetens förändringsbehov, där idéer snabbt kan prövas och införlivas. Gillén medger att anpassningen av Koha i vissa avseenden nästan gått för långt eftersom de har en väl fungerande utvecklingsprocess för att ta till vara på medarbetarnas behov och önskemål.

När vi nu har egna utvecklare … och väl fungerande processer, så gör vi kanske mer anpassningar än vad som är ekonomisk försvarbart”.

Det är svårt att sätta ett ekonomiskt värde på möjligheten att omprioritera och utveckla en öppen systemlösning efter verksamhetens behov. En medarbetarundersökning av den digitala arbetsmiljön vid GUB visar att medarbetarna gav Koha högst betyg för användarvänlighet bland inköpta och egenutvecklade system. I genomsnitt använder en medarbetare på GUB mellan tio till tjugo olika system i sin arbetsroll. Enligt Gillén har utbytet av kunskap, idéer och lösningar ökat markant mellan de inblandade lärosätena efter bytet till Koha och öppen källkodslösning. Det kollaborativa samarbetet har stärkts över tid och mycket av utbytet av idéer och kunskap sker via en Slack-kanal (molnbaserad samarbetsplattform och diskussionsforum) där medlemmarna kan ställa frågor och hjälpa varandra.

GUB har över tid blivit en tongivande deltagare i Svenska Koha-nätverket och svarar på frågor från andra medlemmar om systemet. På så vis får nya medlemmar support och hjälp, vilket får nätverket att växa och skapar tillit mellan deltagarna. Tidigare när GUB upphandlade bibliotekssystem var det främst bibliotekarier på olika lärosäten som var aktiva och samverkade. Gillén beskriver att valet av öppen källkodslösning har skapat kollaborativa samarbeten där resurser och kunskap utbyts över organisationsgränserna för att gemensamt utveckla Koha. Om GUB hade upphandlat en sluten systemlösning hade denna dimension av värdeskapande inte varit möjlig eftersom de inte hade haft kontroll över utvecklingen och tillgång till källkoden. Att GUB:s personal lägger arbetstid på att hjälpa andra i nätverket ser Gillén inte som en kostnad utan istället som en indirekt vinst när flera deltar i nätverket med nya idéer och perspektiv, vilket gör Koha systemet mer moget och anpassningsbart.

“Vi har några som är väldigt kunniga, som är generösa med sina kunskaper och svarar på frågor som andra lärosäten har för att göra lokala anpassningar”.

Utifrån perspektivet av en offentlig verksamhet anser Gillén att det är betydelsefullt att dela kunskap och resurser med andra som har samma behov av liknande systemlösningar. Tack vare att flera av medarbetarna är inkluderade i den iterativa utvecklingsprocessen, från användare och produktägare till systemutvecklare, så kan systemet anpassas och utformas efter verksamhetens behov. Hade verksamheten inte haft utvecklingskapacitet hade man behövt förlita sig på konsulter, vilket på sikt kan skapa problem. Som exempel berättar Gillén att GU centralt utvecklat flera egna systemlösningar med externa konsulter, där dom senare blivit omöjliga att vidareutveckla och säkerhetsuppdatera eftersom konsulter försvinner eller slutar på de bolag de kontrakterade.

“GU har centralt utvecklat system med externa konsulter. Detta skapar problem för verksamheten att underhålla och säkerhetsuppdatera eftersom konsulterna som deltog inte längre går att få tag på”.

Öppen källkod är inte alltid den bästa lösningen eftersom det kräver kunskap och kapacitet att förvalta och utveckla liknande lösningar. Därför har GUB valt att upphandla en specifik lösning för indexering av stora mängder metadata och fritextsökning på innehåll i artiklar och e-resurser. Detta eftersom de själva inte har ekonomiska resurser eller den kompetens som krävs för att underhålla och utveckla den teknologi som systemlösningen bygger på. Om verksamheten inte själv besitter den tekniska kompetens som behövs är upphandling, enligt Gillén, det enda egentliga alternativet. Då får verksamheten i stället försöka kravställa den funktionalitet som behövs med risk för att verksamheten behöver anpassa sina strukturer efter den standardiserade systemlösning som upphandlas.

Diskussion

GUB:s beslut att använda öppen källkodslösning var ett rent affärsmässigt beslut som togs för att möjliggöra operativ och strategisk flexibilitet genom att ta kontroll över utvecklingen av ett verksamhetskritiskt system. Erfarenhet från tidigare upphandlingar som GUB genomfört belyser problematiken med beroendet av systemleverantör genom att behöva anpassa verksamhetens processer och strukturer efter en proprietär systemlösning. En standardiserad proprietär systemlösning kan leda till oförutsedda kostnader som inte uppdagas i upphandlingsförfarandet. Detta kan vara begränsningar i struktur och design av systemlösningen som är omöjlig att granska eftersom systemet är slutet. De bibliotekssystem som GUB tidigare upphandlade hade strukturer och design anpassade för den amerikanska marknaden, vilket skapade onödig komplexitet och problematik för att anpassa systemet för svenska lärosätens behov. Ett annat exempel på införandet av proprietära systemlösningar som orsakar stora kostnader på grund av begränsningar i systemarkitektur och design är Västra Götalandsregionens upphandling och införande av ett nytt patientjournalsystem, där systemleverantören inte kan leverera i tid och där lösningen inte uppfyller svensk patientdatalag, vilket orsakat fördyringar och övertrassering av ursprunglig budget på tre miljarder. Detta är en erfarenhet som även GUB beskriver gällande införskaffandet av tidigare proprietär systemlösning där leverantören inte levererar utlovade tillpassningar i tid eller där kravställd funktionalitet aldrig implementerades.

Beroenden till systemleverantören kan också medföra risker som ligger utanför verksamhets kontroll eftersom systemlösningen kan använda mjukvarukomponenter som inte är kända vid anskaffningstillfället. Exempel på detta är Coops kassasystem som kapades av ransomware som leverantören Visma EssCom utvecklar; som i sin tur använder tredjepartskomponenter från Kaseya, en mjukvarukomponent för fjärrstyrning och uppdatering av IT-system. Hade Coop haft samma möjlighet att genomlysa systemets källkod såsom GUB gjorde inför införandet av Koha systemet, hade liknande säkerhetsproblem troligen identifierats.

Ett annat perspektiv mellan proprietära system och öppen källkodslösning är mervärdet, som i det senare alternativet skapas via utbyte av idéer och kunskap som delas via kollaborativ utveckling och samarbete. GUB beskriver en betydande ökning av utbyte av kunskap, idéer och lösningar mellan lärosätena efter bytet till Koha systemet och delaktighet i nätverket. Detta utbyte blev möjligt när GUB själva tog kontroll över utvecklingen och blev delaktiga i Kohanätverket efter att ha eliminerat den mellanhand och begränsning som systemleverantören utgjorde. Engelskans collaborative syftar, ur ett ekonomiskt perspektiv, på cooperative – kollektivt ägarskap och kooperativt nyttjande av medel för tillverkning och distribution, och synergistic – samarbete i ett kreativt, innovativt och produktivt tillvägagångssätt för ett gemensamt mål. Det vill säga, den kollaborativa utvecklingen och investeringen av resurser som sker i Kohanätverket är till för att kollektivt gynna medlemmarna och användarna av systemet.

Sammanfattning

Att frigöra sig från begränsande strukturer, som slutna systemstöd ofta medför, möjliggör bättre kontroll över data, införande av iterativ utvecklingsmetodik och kultivering av intern systemutvecklingskapacitet som alla är betydelsefulla faktorer för att möjliggöra digitalisering och digital transformation av verksamheten. Genomgång av forskningsläget belyser flera förmågor, strukturer och digitala tillgångar som krävs för att möjliggöra digitalisering och digital transformation. En av dessa faktorer som är avgörande för att genomföra digital transformation är delaktighet och positionering i det digitala ekosystemet. I intervjun med Gillén manifesteras det genom delaktighet i det självreglerande internationella Kohanätverket där GUB bidrar med utveckling till den gemensamma kodbasen. Förutom delaktighet i det digital ekosystemet behöver verksamheten förmåga att kollaborativt samarbeta och hantera partnerskap med en heterogen grupp aktörer i det digitala ekosystemet. Detta är betydelsefullt för att genomföra digital transformation eftersom det kultiverar förmågan att utbyta kunskap och idéer över organisationsgränserna för att gemensamt säkerställa anpassningsbarhet, kvalité, säkerhet och interoperabilitet för systemlösningar man kollaborativt utvecklar tillsammans. I fallet med GUB manifesteras heterogeniteten av att det bara i Sverige finns ett 70-tal medlemmar bestående av bland annat lärosäten, kommuner och advokatföretag med olika behov som måste koordineras i samarbete med övriga användare och utvecklare i det internationella Kohanäteverket.

I Kohanätverket stödjer GUB andra medlemmar att anpassa och driftsätta Koha systemet, vilket bidrar till att kultivera den egna verksamhetens förmågor genom att förstå andra aktörers behov och perspektiv på användandet av en gemensam systemlösning. I digitaliseringslitteraturen benämns detta som förmågan att bygga kompetens, korsbefrukta och bemyndiga externa utvecklare och samarbetspartners utanför verksamheten. Ytterligare en förmåga som gynnas av utbyte av kunskap och kollaborativ utveckling över organisationsgränserna är förmågan att koordinera olika utvecklingsinitiativ och förmågan att orkestrera flera olika IT-stödda verksamhetsprocesser som bidrar till att skapa mervärde för slutanvändare. Inga av dessa dimensioner av värdeskapande är möjlig med proprietär mjukvara där systemleverantörer har kontroll och äganderätt till alla digitala tillgångar och resurser.

Har verksamheten inte tillgång till egen systemutvecklingskapacitet eller inte är delaktiga i öppen källkodsekosystem måste verksamheten förlita sig på avtalsstyrda relationer och outsourcing till extern leverantör. Få studier har identifierat lyckade exempel av outsourcing av strategisk IT innovation mellan klient och leverantör. De få fall av lyckad outsourcing av strategisk IT innovation bygger på långvariga partnerskap som utvecklas till oegennyttiga relationer till följd av gemensamma målsättningar och välvilja mellan parterna. Problemet med att uppnå strategisk IT innovation genom kontraktuella relationer benämns i litteraturen som “innovation outsourcing paradoxen” och är en tydlig indikator till verksamheter som försöker genomföra digital transformation av verksamheten enbart via upphandling av proprietära systemlösningar och kontraktuella relationer. Inblicken i GUB:s nyttjande av öppen källkodslösning är ett exempel på ett episodisk initiativ för att genomföra digitalisering och digital transformation genom att återta kontrollen över utvecklingen av en verksamhetskritisk systemlösning.